Regolamento Espositori

Ultimo aggiornamento: Maggio 2026

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Il presente regolamento disciplina la partecipazione all'area espositori di KaPtura Festival 2026, in programma dal 24 al 26 luglio 2026 a Piea (AT), presso la zona sportiva SP1C. L'invio della domanda di partecipazione, l'accettazione da parte dello staff e l'accesso all'area comportano la piena accettazione di queste regole.

1. Iscrizione e ammissione

Sono ammessi espositori persone fisiche o giuridiche dotate, quando richiesto dalla normativa applicabile, di tesserino hobbista, partita IVA o altro titolo idoneo all'attività proposta.
La domanda deve essere inoltrata tramite il modulo di iscrizione espositori entro il 10 luglio 2026, salvo chiusura anticipata per esaurimento posti.
L'accettazione delle domande, l'ammissione e l'assegnazione degli spazi avvengono a insindacabile giudizio dell'organizzazione, anche in base a disponibilità, coerenza merceologica e alternanza dei prodotti o servizi proposti.
Il numero massimo indicativo di stand ammessi è 40.
Per la valutazione della richiesta è obbligatorio allegare fotografie dei prodotti o servizi offerti e dell'allestimento dello stand.
La sottoscrizione e l'invio della domanda costituiscono impegno alla partecipazione e completa accettazione del presente regolamento.

2. Spazi, servizi e dotazioni

Ogni spazio espositivo misura indicativamente 4 x 5 metri, pensato per ospitare stand 3 x 3 metri o strutture fino a circa 4,50 x 4,50 metri, se compatibili con l'area assegnata.
La posizione dello stand viene definita dall'organizzazione. La mappa dell'area espositiva potrà essere visionata a partire dal 23 luglio 2026 o secondo le indicazioni comunicate dallo staff.
La corrente elettrica, se richiesta e confermata, è fornita esclusivamente per illuminazione. L'espositore deve portare una prolunga di almeno 10 metri; prolunghe, adattatori e multiprese non sono forniti dall'organizzazione.
È disponibile parcheggio gratuito in zona adiacente all'area espositiva e all'area festival, secondo disponibilità e indicazioni dello staff.
È previsto pernottamento gratuito presso l'area camping adiacente e, ove disponibile, in zona camper. Per i camper non è garantita la possibilità di carico e scarico.
Gli espositori potranno usufruire di un pasto a prezzo agevolato presso lo stand gastronomico del festival, secondo modalità comunicate dallo staff.
Sono presenti servizi igienici: WC con docce in zona camping e WC in zona festival.

3. Costi e pagamento

La quota di partecipazione è di € 50,00 per tutti e tre i giorni di festival, come pacchetto promozionale primo anno.
La quota per la singola giornata è di € 25,00.
Il pagamento avviene tramite bonifico bancario, secondo le coordinate e la scadenza comunicate nella mail di accettazione.
Il posto è considerato confermato solo dopo l'accettazione della richiesta da parte dello staff e secondo le indicazioni operative ricevute via email.
Il rimborso della quota di partecipazione può essere previsto solo se il recesso viene comunicato entro 7 giorni dall'inizio del festival e resta soggetto a valutazione dell'organizzazione.

4. Pass, accesso e biglietti

A ogni espositore potranno essere consegnati pass nominativi fino a un massimo di due per stand, intestati ai nominativi indicati nel modulo di richiesta.
I nominativi devono essere comunicati in fase di prenotazione o secondo le modalità indicate dallo staff.
L'area festival è recintata e, per le giornate e fasce previste, accessibile solo con titolo o pass valido. Lo staff può verificare pass e nominativi in qualsiasi momento.
I pass sono personali, non cedibili e devono essere conservati per tutta la durata della permanenza.

5. Orari, montaggio e smontaggio

Gli orari indicativi dell'area espositiva sono:

Venerdì 24 luglio: dalle 19:00 alle 24:00.
Sabato 25 luglio: dalle 11:00 alle 17:00 e dalle 19:00 alle 24:00.
Domenica 26 luglio: dalle 11:00 alle 17:00 e dalle 18:00 alle 24:00.

L'espositore si impegna a tenere aperto lo stand negli orari indicati, salvo diverse istruzioni dello staff.

Gli accessi operativi per il montaggio, le modalità di arrivo e le altre informazioni utili verranno inviati via email entro una settimana prima dell'evento.

6. Prodotti ammessi e divieti

È concessa la vendita di prodotti e servizi conformi alle normative vigenti e coerenti con quanto dichiarato nella domanda di partecipazione.
Il materiale esposto deve essere inerente al festival e deve corrispondere alla descrizione fornita nella richiesta.
Non sono ammessi prodotti alimentari, bevande, vendita o somministrazione di cibi e bevande di nessun genere.
Non possono essere utilizzate fiamme libere, bombole, fornelli, bracieri o altri strumenti che generino fiamma o rischio incendio.
In caso di materiale non conforme, non dichiarato o ritenuto non idoneo, l'organizzazione potrà richiederne la rimozione immediata.

7. Comportamento e gestione stand

Gli espositori devono mantenere un atteggiamento corretto e collaborativo verso organizzazione, altri espositori, visitatori, personale e volontari.
Non sono tollerati comportamenti molesti, discriminatori, aggressivi, pericolosi o contrari allo spirito dell'evento.
Lo stand deve essere gestito in modo ordinato, sicuro e rispettoso degli spazi assegnati, senza invadere passaggi, vie di fuga o spazi di altri espositori.
Non è consentito spostare autonomamente lo stand, modificare la disposizione assegnata o occupare aree non autorizzate.
Non è necessario smontare lo stand durante le chiusure intermedie, salvo diversa indicazione dello staff; gli oggetti lasciati nello stand restano sotto responsabilità dell'espositore.

8. Pulizia, rifiuti e danni

L'espositore ha l'obbligo di riconsegnare lo spazio pulito e in ordine.
Ogni espositore deve farsi carico dello smaltimento dei propri rifiuti utilizzando gli spazi dedicati alla raccolta differenziata.
È vietato abbandonare imballaggi, materiali di allestimento, prodotti invenduti, strutture rotte o rifiuti ingombranti.
Eventuali danni a strutture, impianti, arredi, area espositiva, terreno o beni di terzi saranno addebitati agli espositori responsabili.

9. Sicurezza e responsabilità

L'area festival è recintata ed è prevista vigilanza notturna; ciò non solleva l'espositore dalla custodia dei propri beni.
Ciascun espositore è responsabile della propria merce, delle proprie attrezzature, del proprio allestimento e delle persone coinvolte nella gestione dello stand.
L'espositore si impegna a sollevare l'organizzazione da responsabilità civili e penali riguardanti persone e cose, salvo i limiti inderogabili previsti dalla legge.
Le indicazioni dello staff, degli addetti alla sicurezza e delle autorità devono essere rispettate immediatamente.
L'organizzazione può modificare disposizione, orari, accessi o modalità operative per ragioni di sicurezza, meteo, ordine pubblico o necessità organizzative.

10. Mancato rispetto del regolamento

La violazione del regolamento può comportare richiamo, richiesta di rimozione di materiali, chiusura temporanea dello stand, espulsione dall'area espositori o esclusione da future edizioni.
In caso di grave inadempienza l'organizzazione potrà procedere all'allontanamento dell'espositore senza diritto a rimborsi, indennizzi o compensazioni.
Per quanto non espressamente previsto, valgono le indicazioni comunicate dall'organizzazione e le normative vigenti applicabili all'evento.

Contatti

Per dubbi sul regolamento o sulla richiesta espositori puoi scrivere a espositori@kapturafestival.it.

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Exhibitor Rules

Last updated: May 2026

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These rules govern participation in the KaPtura Festival 2026 exhibitor area, scheduled from 24 to 26 July 2026 in Piea (AT), at the SP1C sports area. Submitting an application, receiving staff approval and accessing the exhibitor area imply full acceptance of these rules.

Summary

Application and admission
Spaces, services and equipment
Fees and payment
Passes, access and tickets
Opening, setup and teardown times
Allowed products and restrictions
Conduct and stand management
Cleanliness, waste and damage
Safety and liability
Failure to comply

1. Application and admission

Eligible exhibitors may be individuals or legal entities holding, where required by applicable law, a hobbyist card, VAT number or other suitable authorisation for the proposed activity.
Applications must be submitted through the exhibitor application form by 10 July 2026, unless applications close earlier due to full capacity.
Application approval, admission and space assignment are at the sole discretion of the organisation, based on availability, product compatibility and balanced distribution of products or services.
The indicative maximum number of stands is 40.
Photos of the offered products or services and of the stand setup are required for application review.
Submitting the application constitutes a commitment to participate and full acceptance of these rules.

2. Spaces, services and equipment

Each exhibitor space is approximately 4 x 5 metres, suitable for 3 x 3 metre stands or structures up to about 4.50 x 4.50 metres if compatible with the assigned area.
The stand position is assigned by the organisation. The exhibitor area map may be viewed from 23 July 2026 or according to staff instructions.
Electricity, if requested and confirmed, is supplied for lighting only. Exhibitors must bring an extension cable of at least 10 metres; extensions, adapters and power strips are not provided.
Free parking is available near the exhibitor and festival areas, subject to availability and staff directions.
Free overnight stay is available in the adjacent camping area and, where available, in the camper area. Camper loading and unloading services are not guaranteed.
Exhibitors may access a discounted meal at the festival food stand, according to staff instructions.
Toilets are available: WC and showers in the camping area and WC in the festival area.

3. Fees and payment

The participation fee is €50.00 for all three festival days, as a first-year promotional package.
The single-day fee is €25.00.
Payment is made by bank transfer, using the bank details and deadline provided in the acceptance email.
The pitch is considered confirmed only after staff approval and according to the operating instructions received by email.
A refund of the participation fee may be considered only if withdrawal is communicated at least 7 days before the start of the festival and remains subject to the organisation's assessment.

4. Passes, access and tickets

Each exhibitor may receive nominative passes up to a maximum of two per stand, issued to the names entered in the application form.
Names must be communicated during booking or according to staff instructions.
The festival area is fenced and, on the relevant days and time slots, accessible only with a valid ticket or pass. Staff may check passes and names at any time.
Passes are personal, non-transferable and must be kept for the entire stay.

5. Opening, setup and teardown times

Indicative exhibitor area opening hours are:

Friday 24 July: 19:00 to 24:00.
Saturday 25 July: 11:00 to 17:00 and 19:00 to 24:00.
Sunday 26 July: 11:00 to 17:00 and 18:00 to 24:00.

Exhibitors commit to keeping their stand open during the indicated hours, unless staff gives different instructions.

Operational setup access details, arrival instructions and other useful information will be sent by email within one week before the event.

6. Allowed products and restrictions

The sale of products and services compliant with current regulations and consistent with the application is allowed.
Displayed material must be relevant to the festival and must match the description provided in the application.
Food products, beverages, and the sale or serving of food and drinks of any kind are not allowed.
Open flames, gas cylinders, stoves, braziers or any equipment creating flame or fire risk are not allowed.
For non-compliant, undeclared or unsuitable material, the organisation may require immediate removal.

7. Conduct and stand management

Exhibitors must maintain respectful and cooperative conduct towards the organisation, other exhibitors, visitors, staff and volunteers.
Harassing, discriminatory, aggressive, dangerous or otherwise inappropriate behaviour is not tolerated.
The stand must be managed in an orderly, safe way, respecting the assigned area and without obstructing passages, emergency routes or other exhibitors' spaces.
Moving the stand, changing the assigned layout or occupying unauthorised areas is not allowed.
It is not necessary to dismantle the stand during intermediate closing times, unless staff indicates otherwise; items left in the stand remain under the exhibitor's responsibility.

8. Cleanliness, waste and damage

The exhibitor must return the assigned space clean and tidy.
Each exhibitor is responsible for disposing of their own waste using the dedicated separate collection areas.
Leaving packaging, setup materials, unsold products, broken structures or bulky waste is prohibited.
Any damage to structures, systems, furniture, the exhibitor area, ground or third-party property may be charged to the responsible exhibitors.

9. Safety and liability

The festival area is fenced and night surveillance is planned; this does not relieve exhibitors from custody of their own property.
Each exhibitor is responsible for their goods, equipment, setup and the people involved in managing the stand.
The exhibitor agrees to hold the organisation harmless from civil and criminal liability concerning people and property, within the mandatory limits set by law.
Instructions from staff, security personnel and authorities must be followed immediately.
The organisation may modify layout, times, access points or operating procedures for safety, weather, public order or organisational needs.

10. Failure to comply

Violation of these rules may result in a warning, request to remove material, temporary stand closure, removal from the exhibitor area or exclusion from future editions.
In serious cases, the organisation may remove the exhibitor without any right to refunds, compensation or reimbursement.
For anything not expressly covered, the instructions communicated by the organisation and the regulations applicable to the event shall apply.

Contacts

For questions about the rules or exhibitor applications, write to espositori@kapturafestival.it.

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